Plan een vergadering in op Microsoft Teams zodat je met anderen kan vergaderen. Met Teams kan je heel handig vergaderen met een groep tot wel 300 personen (met de standaard licenties). Het maakt niet uit of die personen de app (smartphone) of het programma (computer) gebruiken. Hoe plan je nu zo’n vergadering in, zodat iedereen goed van tevoren op de hoogte is? Dat wordt hieronder uitgelegd. Je kan Teams vergaderingen ook plannen via Outlook, lees er hier meer over.
Vergadering organiseren in Teams
1
Kies in het hoofdscherm van Teams aan de linkerkant voor Agenda.
2
Klik op Nieuwe vergadering of klik in de agenda gelijk op het tijdstip en dag waarop je de vergadering wil organiseren. Met de knop Nu vergaderen kan je direct een vergadering starten, vul dan hun namen of e-mailadressen in bij Personen.
3
Vul de titel van de vergadering in en nodig personen uit bij Vereiste deelnemers toevoegen. De door jou gekozen tijd is een indicatie, de Teams-vergadering blijft gewoon doorgaan als je nog in gesprek bent. Onderaan kan je de tekst van de uitnodiging typen die de genodigden zien in het agendaverzoek dat ze ontvangen.
Collega's uitnodigen: vul de naam in van de collega en klik in de zoekresultaten de juiste persoon aan.
Externen uitnodigen: vul het volledige e-mailadres in van de persoon die je wil uitnodigen en klik daarna op e-mailadres uitnodigen. Deze personen hoeven geen Teams of Microsoft account te hebben. Soms kan het handiger zijn om externen via Outlook uit te nodigen, omdat je dan niet steeds het e-mailadres hoeft in te typen.
4
Tijdens de eerste keer een vergadering plannen zijn de instellingen voor de lobby al in beeld, hier kan je kiezen wie er in de lobby moet wachten. Er zijn nog meer rechten die je kan aanpassen voor de vergadering door op Meer opties te klikken, lees er hier meer over.
5
Klik rechtsboven op Verzenden.
6
Iedereen die je hebt uitgenodigd ontvangt een uitnodiging als agendaverzoek. De genodigde kan aangeven of hij/zij aanwezig is. Er wordt vaak nog vergeten dat een geaccepteerd agendaverzoek automatisch verdwijnt uit je inbox. Je kan in de agenda van Teams en Outlook jouw antwoord op een afspraak wijzigen.
