Voordat je vergadering op Microsoft Teams begint kan je precies instellen wie er tijdens de meeting wel- en niet mogen presenteren. Er zijn een aantal verschillen tussen presentatoren en deelnemers, waar je in dit artikel alles over leest: Verschil tussen presentator en deelnemer Teams. Je kan hier ook medeorganisatoren kiezen en bepalen wie er wel en niet in de lobby moeten wachten.
De vergaderopties voor de vergadering in Teams aanpassen
Klik in de agenda op de ingeplande vergadering. In dit geval wil je dus een reeds geplande vergadering aanpassen, maar weet dat je dit ook kan aanpassen tijdens het plannen.
2
Kies in dit scherm voor de drie puntjes rechtsboven en daarna Vergaderopties of Vergaderopties helemaal onderaan. Dit zijn twee knoppen die naar dezelfde plek leiden.
Tijdens de eerste keer een vergadering plannen zijn de instellingen voor de lobby al in beeld, maar niet alle vergaderopties. Kies daarom voor Meer opties.
3
Er opent een pagina van Teams in je standaard browser. Soms wordt er nog gevraagd om in te loggen met je Microsoft account. De belangrijkste vergaderinstellingen zijn groen omlijnd in deze afbeelding. Alle opties worden hieronder uitgelegd.
Wie hoeft niet te wachten in de lobby: meestal hoef je hier niks aan te veranderen. Het staat standaard op Personen in mijn organisatie. Als je kiest voor Niemand, dan hoeft er niemand in de lobby te wachten.
Altijd bellers de lobby laten omzeilen: dit is alleen relevant als je vergadering een telefoonnummer heeft en op de vergadering wordt ingebeld via de telefoon met een telefoonnummer. Dat is meestal niet zo.
Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten: dit is alleen relevant als je vergadering een telefoonnummer heeft, dat is meestal niet zo.
Kies medeorganisatoren: als jij een vergadering plant, bent jij de organisator. Je kan sinds een paar maanden ook extra organisatoren kiezen die bijna alles kunnen wat jij als hoofdorganisator ook kan.
Wie kan presenteren: een presentator kan veel meer dan een deelnemer in een Teams vergadering. Lees hieronder de belangrijkste verschillen. Kies hier bij voorkeur voor Alleen ik. Tijdens een vergadering kan je altijd iemand anders presentator maken, zoals hier wordt uitgelegd.
Microfoon toestaan voor deelnemers: bepaal of deelnemers zelf hun microfoon mogen aanzetten tijdens een vergadering.
Camera toestaan voor de deelnemers: bepaal of deelnemers zelf hun camera mogen aanzetten tijdens een vergadering.
Automatisch opnemen: de opname wordt automatisch beschikbaar in de chat nadat de vergadering is afgelopen. Deze is altijd voor je collega’s te bekijken. Externen kan je toegang geven tot de opname door erop te klikken en daarna te kiezen voor delen.
Reacties: is de mogelijkheid om naast het handje ook met te reageren met een hartje of lachende emoji. Dit kan je dus uitzetten.
V & A inschakelen: Dit zorgt ervoor dat jij tijdens je vergadering een extra knop krijgt voor vraag & antwoord. Deelnemers kunnen hier vragen stellen en eventueel elkaars vragen beantwoorden. Zo krijg je een beter overzicht van de vragen en dit werkt een stuk gestructureerder dan de chat.
CART-bijschriften opgeven: dit geeft de mogelijkheid om een ondertitelaar in te huren die live de ondertiteling in beeld brengt. Weet dat Teams ook een ingebouwde functie heeft (live bijschriften) om automatisch te ondertitelen, al zitten hier soms wel wat foutjes in.
Taalinterpretatie: Deze functie kan je gebruiken als je tolken wil inzetten tijdens je vergadering. Wanneer het schuifje naar rechts kan je ook tolken aanwijzen. In plaats hiervan kan je ook tijdens de vergadering Live bijschrijven inschakelen en deze automatisch laten vertalen.
Aanwezigheidsrapport inschakelen: Wil je dat het voor organisatoren en medeorganisatoren mogelijk is om achteraf een aanwezigheidsrapport te downloaden? Tijdens de vergadering is het nog steeds mogelijk om deze downloaden.
De vergaderopties kan je als organisator of medeorganisator ook tijdens een de vergadering aanpassen via de Meer > Instellingen en dan Vergaderopties.
4
Kies voor Opslaan.
Vergaderopties tijdens een vergadering
De vergaderopties kun je als organisator of medeorganisator ook tijdens de vergadering aanpassen via de Meer > Instellingen en dan Vergaderopties.
Vergaderopties in Outlook
In Outlook kan je ook de vergaderopties aanpassen. Hiervoor hoef je ook niet eerst deelnemers uit te nodigen.
