Hoe plan je een vergadering in en nodig je mensen uit via Zoom?

 24,059 keer gelezen

Plan een meeting in via Zoom en bepaal de instellingen voor die meeting. De uitnodiging voor de meeting kan je op verschillende manieren versturen bijvoorbeeld via Outlook en de Gmail. Lees deze handleiding om erachter komen welke keuzes je kan maken tijdens het inplannen van je meeting of bekijk de onderstaande video.

Meeting inplannen op Zoom

1

Installeer Zoom en maak een gratis account aan. Zie hiervoor:

• Een gratis account aanmaken voor Zoom – Hoe doe je dit?
• Hoe installeer je Zoom (gratis)?

2

Open Zoom en klik op Sign in. 

3

Klik het hoofdscherm van Zoom op Schedule om een vergadering in te plannen.

4

Je hebt nu een aantal opties voor de instellingen van je vergadering.

Topic: Kies bij Topic een naam voor de meeting. Die is ook zichtbaar in de uitnodiging.

Datum en tijd: Kies de datum en tijd van de meeting

Recurring meeting: Als je een meeting wilt inplannen die bijvoorbeeld elke week of elke maand herhaalt kan je Recurring meeting aanvinken

Meeting ID: Je kan een nieuwe Meeting ID aanmaken of je persoonlijke Meeting ID gebruiken. Je persoonlijke ID blijft altijd hetzelfde. Zo kunnen deelnemers dus ook met een eerder gedeelde link de meet

Passcode: Een passcode hebben deelnemers nodig om de meeting bij te wonen. Deze passcode zit automatisch verwerkt in de meeting link. Wanneer deelnemers met alleen de Meeting ID deelnemen hebben ze wel deze passcode nodig. Passcode kan ook worden uitgezet. Dit is alleen niet mogelijk met een gratis zoom account.

Video: Kies hier of de hosts (presentatoren) video gebruiken en of de deelnemers video kunnen gebruiken.

Kalender: Kies hier in welke kalender je de meeting in wilt plannen. Dit programma zal automatisch opstarten na het opslaan van de meeting. 

Advanced Options

Allow participants to join anytime: Zorgt ervoor dat deelnemers de meeting al kunnen bij wonen voor- en nadat deze gepland staat.

Mute participants upon entry: Zorgt ervoor dat deelnemers automatisch worden gedempt wanneer ze deelnemen aan de meeting. Dit is handig als deelnemers tijdens de presentatie nog binnenkomen of als er heel veel deelnemers zijn.

Automatically record meeting: Zorgt ervoor de de meeting automatisch wordt opgenomen en wordt opgeslagen op je computer.

5

Klik vervolgens op Save. Nu zal Outlook of een ander geselecteerd programma openen. Hierin kan je de uitnodiging van de meeting opsturen naar genodigden.

6

Je ingeplande vergadering vind je terug onder de knop Meetings bovenaan. Je kan daar de link van je vergaderingen eventueel handmatig kopiëren met de knop Copy Invitation en de vergaderingsinstellingen aanpassen met Edit. Zie ook:

• Waar staan mijn ingeplande vergaderingen van Zoom?

7

Wil jij meer weten over Zoom? Bekijk het programma van onze training.

Stel vragen over deze handleiding hieronder!