Een bestand dat is opgeslagen in Teams kan je direct delen met collega’s, maar ook met externen. In deze handleiding leggen we je uit hoe je een bestand kan delen en een deelkoppeling creëert. Bij het delen van een bestand via Teams kan je ook bepalen of iemand het bestand kan bewerken of het bestand alleen maar mag bekijken.
Hoe deel je een bestand via Teams?
1
Ga in een team naar Bestanden, hou je muis boven een bestand om te delen en kies het deelteken.
2
Bovenaan kan je de naam of het e-mailadres invullen van de persoon waar je het mee wil delen. Voor externen moet je het volledige e-mailadres invullen. Bepaal met het oogje of het een Alleen-lezen versie is, of dat de ontvangers er ook in mogen werken. Je kan hier ook kiezen voor Kan niet downloaden. Klik op het tandwieltje voor extra instellingen.
Koppeling kopiëren: Hiermee creëer je een deelkoppeling die je vervolgens ergens kan plakken, bijvoorbeeld in een e-mail of chatbericht.
3
Kies een van de opties om het bestand te delen. Wanneer je het bestand in Teams met externen wil delen, kies dan voor Specifieke personen. Je kan dan de e-mailadressen invullen.
- Iedereen met de koppeling:
Iedereen ook personen buiten je organisatie (geen collega’s) kunnen het bestand te bekijken en eventueel bewerken. Dit staat bij veel organisaties uit. - Personen in naam van jouw bedrijf met koppeling:
Alle collega’s kunnen het bestand bekijken en eventueel bewerken. - Personen met bestaande toegang:
Is iemand het bestand kwijt die al wel toegang heeft tot het bestand? Stuur de koppeling naar het bestand opnieuw. Dit is bijvoorbeeld handig voor personen die al in het team zitten. - Specifieke personen:
Alleen de personen waarvan je de e-mailadressen invult kunnen het bestand zien of wijzigingen doen.
4
Klik op Toepassen en vervolgens op Verzenden om het bestand te delen.
5
De ontvanger krijgt een e-mail zoals de onderstaande afbeelding en kan het bestand op die manier openen. Je ziet deze e-mail ook bij jou verstuurde e-mails.
