Zonder betaalde Copilot-licentie kun je nog steeds Teams-vergaderingen samenvatten en bekijken welke taken na de vergadering moeten worden opgevolgd. Dit werkt niet zo gebruiksvriendelijk als met de betaalde licentie en er zijn wat minder mogelijkheden, maar je kunt er nog steeds veel mee.
Transcriptie gebruiken voor Copilot
Om Copilot te gebruiken, heb je de transcriptie van de vergadering nodig. Transcriberen is het omzetten van audio naar tekst, dus alles wat er is gezegd tijdens de vergadering is in de transcriptie uitgeschreven. Er wordt ook bijgehouden welke persoon wat heeft gezegd. Om transcriptie te kunnen inschakelen, moet je de organisator of een presentator van de vergadering zijn.
Vóór de vergadering kan alleen een organisator de transcriptie op de volgende manier aanzetten.
1
Ga naar de agenda in Teams, zorg dat je ten minste één persoon uitnodigt, en klik op Opties.
2
Ga naar Opname en transcriptie en kies Alleen transcriberen of Opnemen en transcriberen. Bij de laatste optie krijg ook een video-opname van de vergadering. Zorg ervoor dat bij taal Nederlands is gekozen (of een taal die wordt gesproken tijdens de vergadering).
Transcriptie kan ook tijdens de vergadering aangezet worden. Presentatoren kunnen dit ook doen. Dit gaat als volgt:
3
Na de vergadering kun je het bestand met de transcriptie vinden door in Teams terug te gaan naar de afspraak en deze te openen.
4
Download het bestand door op Downloaden te klikken en kies voor Downloaden als .docx.
5
Ga naar de website van Copilot via https://m365.cloud.microsoft/ en zorg dat je bent ingelogd met je zakelijke account.
6
Je kunt nu de eerder gedownloade transcriptie in de chat zetten en er vragen over stellen. Upload de transcriptie door deze erin te slepen of op de plus en daarna Afbeeldingen en bestanden uploaden te klikken. Vraag vervolgens om een samenvatting, om de actiepunten, openstaande taken, feedback etc. In het voorbeeld is deze prompt gebruikt:
Geef aan welke taken er nog opgevolgd moeten worden, geef aan welke persoon verantwoordelijk is, en zet de deadline erbij als die er is.
Geef nog twee suggesties voor hoe we onze vergaderingen korter kunnen houden.
7
Klik op verzenden en krijg nuttige info over jouw vergadering!
