2,368 keer gelezen

Je maakt al een tijdje gebruik van Microsoft Teams en er komen steeds meer teams en kanalen bij. Super handig in eerste instantie, maar het kan wel onoverzichtelijk worden. Bestanden kan je niet meer terug vinden en collega’s missen de vergadering, er is te veel informatie in de chaos. Hier zijn 7 tips over hoe je jouw Microsoft Teams omgeving overzichtelijk kan maken en geordend houdt.

In dit artikel:

1. Ontwijk de Chat functie
2. Gebruik meerdere Teams
3. Beheer je team
4. Communiceer met je team
5. Specificeer kanalen
6. Kanaalvergaderingen inplannen
7. Gebruik de zoekbalk

Tip 1: Ontwijk de Chat functie

De Chat functie van Microsoft Teams is heel handig: je kan makkelijk en snel berichten uitwisselen met meerdere personen. Alleen gebruikt iedereen de chatfunctie om snel berichten rond te sturen en komen er veel automatische berichten binnen. Hierdoor is het ver van geordend. Wanneer je met een groep collega’s (aan een project) werkt is het sterk af te raden om een groepschat te maken en is een team of kanaal een betere optie.

Onderliggende tips:

• Gebruik chats niet voor lange termijn samenwerking.
• Maak belangrijke Chats vast (pinnen).
• ‘Verberg’ onnodige en ongebruikte chats.

Tip 2: Gebruik meerdere Teams

De kans is groot dat jij in een Teams omgeving van je organisatie zit. Binnen deze omgeving kan je makkelijk meerdere teams aanmaken, vooral handig als er te veel kanalen in het huidige team zitten. Zit je in een specifieke afdeling of ga je een samenwerking op lange termijn aan? Maak een nieuw Team aan.

Onderliggende tips:

• Maak alleen een team aan als er meerdere belangrijke onderwerpen zijn. Anders kan je beter een kanaal maken in je huidige team.
• Selecteer de juiste instellingen voor het team: Maakt de hele organisatie er deel van uit? Mag iedereen er zo maar bij?
• Heb je veel teams? Vouw ze samen door er op te klikken.
• Je kan de volgorde van je teams aanpassen door ze naar boven of naar beneden te slepen.

Tip 3: Beheer je team

Vaak wordt een team na het aanmaken amper beheert. Er wordt alleen af en toe een nieuw kanaal aangemaakt of persoon toegevoegd. Maar net als met het poten van een nieuwe plant in je tuin: daardoor is het onkruid nog niet weg. Onderhoud is daarom heel belangrijk, maar hoe doe je dat?

Ga naar Team beheren door op de drie puntjes te klikken.

Hier krijg je diverse tabbladen te zien als je eigenaar bent van het team. Kijk hier vooral even wat je zelf nodig hebt, hieronder volgt een opsomming met de belangrijkste opties:

• Kijk goed wie er allemaal in het Team zitten en welke rol ze hebben. Mis je iemand? Is er iemand overbodig?
• Ontwijk Algemeen. Dit kanaal wordt automatisch aangemaakt en vaak te veel gebruikt.
• Controleer je kanalen. Zijn er overbodige kanalen of mis je er juist een paar? (Zie tip 5 voor meer kanaal tips).
• Wijzig je instellingen naar wens. Kijk vooral naar Lidmachtigingen of alles is zoals je wilt. Zet bijvoorbeeld uit dat leden zelf kanalen kunnen maken of verwijderen.

Tip 4: Communiceer met je team

Klinkt heel bijzonder: communiceren over een communicatiemiddel. Toch is het wel van belang. De online bedrijfscultuur is vaak anders dan de normale, hierdoor is het belangrijk om er goed over te communiceren. Wat is normaal en hoe worden processen aangepakt in zo’n omgeving?

Onderliggende tips:

• Geef een ‘digitale rondleiding‘ van het Team. Sommige personen hebben nog nooit teams gebruikt, anderen zijn iets heel anders gewent. Door het geven van een ‘rondleiding’ leg je uit waar kanalen voor dienen, hoe vergaderingen worden geplant (tip 6) en waar bestanden te vinden zijn. Ben je geïnteresseerd in professionele assistentie? Neem direct contact op, of bekijk onze diensten.
• Houd de leden op de hoogte. Waarom komt er een nieuw kanaal bij of wordt er een verwijderd? Wie is het nieuwe lid?
• Neem de rol van manager aan. Is er een bestand bij het verkeerde kanaal terechtgekomen of wordt de verkeerde chat gebruikt? Spreek leden aan, iedereen maakt fouten, maar er van leren is het belangrijkst.

Tip 5: Specificeer kanalen

Je kent het wel: super veel kanalen en geen enkel overzicht. Om dit te voorkomen kan je natuurlijk meerdere teams aanmaken (tip 2), maar je kan ook kanalen specificeren. Dit houdt in dat alleen specifieke leden toegang hebben tot een kanaal. Dit kan alleen als je een nieuw team aanmaakt.

Privé kanaal aanmaken

1

Klik bij Privacy op Privé bij het aanmaken van een nieuw kanaal.

2

Vervolgens typ je namen in van de leden die je toegang wilt geven.

3

Je kan altijd nog leden toevoegen aan een bestaand privé kanaal door op Kanaal beheren of Leden toevoegen te klikken.

Onderliggende tips:

• Vergeet niet om ook (specifieke) kanalen te beheren.
• Laat anderen, die niet in het privé kanaal zitten, wel weten dat het kanaal bestaat. Zo voorkom je veel miscommunicatie.

Tip 6: Kanaalvergaderingen inplannen

Je hebt vast wel eens een vergadering ingeplant via de agenda, alleen vul je dan meestal alle deelnemers stuk voor stuk in. Dit kost ten eerste meer tijd dan nodig, en zorgt ten tweede voor een aparte chat waar bestanden en berichten terechtkomen. Als je een specifiek kanaal uitnodigt voor een vergadering zullen alle leden uitgenodigd worden en de juiste chat gebruikt.

Dit kan je op twee manieren doen:

1. Voeg een Kanaalagenda toe aan je kanaal. Lees hier hoe dat werkt.
2. Klik op Kanaal toevoegen bij het inplannen van een nieuwe vergadering.

Selecteer het team en daarna het kanaal dat je wilt uitnodigen.

Let op: Je kan geen privé kanalen uitnodigen. Ook al ben je er wel lid van.

Tip 7: Gebruik de zoekbalk

De zoekbalk is een hele handige en toegankelijke tool in Microsoft Teams. Je kan er snel en efficiënt berichten, personen en bestanden vinden.

Lees vooral het artikel: De zoekbalk van Microsoft Teams.

Bonus tip: schakel professionele hulp in

Waarom zou je een uur verspillen aan een taak die een ander in tien minuten doet? Wij van TimeToGuide willen je niet alleen helpen met vragen, maar je ook aanleren hoe je jouw digitale omgeving professioneel beheert.

Neem onvoorwaardelijk contact op, of bekijk onze diensten voor een snel beeld.

En zo kan je makkelijk overzicht creëren in Microsoft Teams. Voorkom de chaos en creëer orde!

Stel vragen over deze handleiding hieronder!